Dimensi Teknis Media Relations

Dimensi Teknis Media Relations

Dimensi teknis media relations terdiri atas :

1.      Publisitas

      Publisitas berasal dari kata “publicare” yang berarti “untuk umum”. Pengertian publisitas lainnya :

Segala informasi atau tindakan yang membawa seseorang individu menjadi dikenal publik. Kegiatan menempatkan berita mengenai seseorang, organisasi atau perusahaan di media massa. Kegiatan perusahaan untuk melaporkan berita-berita mengenai bisnisnya. Segala kegiatan yang dilakukan untuk mengenalkan perusahaan atau produknya kepada masyarakat melalui media massa.

Pengertian publisitas menurut para ahli :

Menurut Herbert M. Baus yaitu sebagai pesan yang direncanakan, dieksekusi, dan didistribusikan melalui media tertentu untuk memenuhi kepentingan publiknya tanpa membayar pada media.

Menurut Newson, Truck, Kruckeberg yaitu berita-berita tentang seseorang, produk atau pelayanan yang muncul pada suatu ruang.

Publikasi adalah kegiatan mengenalkan perusahaan sehingga umum (publik dan masyarakat) dapat mengenalnya. Publikasi berbeda dengan publisitas, perbedaannya terletak pada media yang digunakan.

2.      Penulisan Siaran Pers
        SIARAN pers adalah naskah berita atau informasi yang dibuat oleh praktisi humas (PR/Public Relations Officer) sebuah lembaga atau organisasi untuk dipublikasikan di media massa.

Isi siaran pers biasanya berupa data atau informasi tentang sebuah kegiatan –pra ataupun pasca. Naskah siaran pers yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media melalui email, fax, atau surat.

Karena berasal dari lembaga formal, maka siaran pers umumnya juga formal. Ada format khusus dalam naskah siaran pers, salah satunya seperti disarankan Media College sebagai berikut:

1.      Bagian atas naskah berisi "Untuk Disiarkan Segera" atau "Untuk Disiarkan Tanggal ..."

2.      Headline. Judul siaran pers, layaknya judul berita yang harus menggambarkan isi siaran pers.

3.      Dateline. Baris Tanggal. Berisi nama kota dan tanggal.

4.      Body. Konten atau isi siaran pers, terdiri dari Lead (Teras) dan Tubuh Berita (Body).

5.      Info Lembaga. Di bagian akhir naskah, cantumkan informasi tentang lembaga atau instansi yang mengirimkan rilis.

6.      Informasi Kontak. Setelah itu, di bawahnya dicantumkan nama dan alamat lembaga, no. telepon, fax, email, website, termasuk CP (Contact Person) yang bisa dihubungi. 

3.      Pengiriman Siaran Pers

•       Berita, Press release yang di kirim ke redaksi adalah murni kegiatan partisipasi aktif yang dilakukan oleh masyarakat/ perusahaan/ kantor dalam kegiatan positif.
• Berita, Press release produk asli karya tulis sendiri dan tidak mengandung unsur pornografi, SARA (Suku, Agama, Ras, Antar Golongan).
•       Berita, Press release bukan berupa iklan dan tidak bersifat komersial dan press release yang di tayangkan adalah tanggung jawab penulis.
•       Berita, Press release di kirim dengan disertai SCAN KTP (Kartu Tanda Penduduk) asli ke email redaksi
•       Redaksi berhak mengedit, maupun mempersingkat isi artikel apabila terlalu panjang. Tulisan maksimal delapan (8) paragraph, singkat, padat dan jelas, tidak bertele-tele.
•       Redaksi juga berhak tidak menaikan Berita, Press release yang tidak memenuhi syarat dengan tanpa diganggu gugat.

4.      Persiapan Konferensi Pers
      Sebagai praktisi Public Relations, tentu sudah sangat familiar dengan keberadaan konferensi pers. Aktivitas jumpa pers ini adalah bagian dari membangun dan mempertahankan hubungan dengan media (media relations). Konferensi pers adalah acara khusus yang dibuat sebagai sarana untuk mengumumkan, menjelaskan, mempertahankan atau mempromosikan kebijakan dengan maksud untuk mengukuhkan pengertian dan penerimaan publik pada pihak pemrakarsa acara.

Sedangkan menurut Soemirat & Ardianto, konferensi pers adalah suatu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog, dengan materi yang telah disiapkan secara matang oleh pemimpin rapat, sedangkan sasaran pertemuan itu diharapkan dapat dimuat media massa lewat wartawan yang diundang.

5.      Pelaksanaan Konferensi Pers

   Untuk media televisi, konferensi per situ bisa dilangsungkan di tempat yang sudah ditentukan oleh tokoh/pejabat. Dalam hal seperti ini televisi biasanya akan datang dengan kamera film atau video dan reporternya. Tetapi konferensi pers semacam itu dapat juga dilakukan di studio televisi (baik siaran hidup atau live broadcast maupun direkam lebih dahulu).

    Yang hadir adalah pejabat/tokoh yang bersangkutan serta wartawan-wartawan dari berbagai media seperti surat kabar majalah, dan kantor berita serta televisi. 

      Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam konferensi pers, yaitu :

•    Jangan mendominasi suasana, tetapi berilah juga kesempatan kepada wartawan lain untuk mengajukan pertanaan-pertanyaan.
•     Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan wartawan lain sama bergunanya dengan pertanyaan anda sendiri.
•     Jangan meninggalkan ruangan sebelum konferensi per situ selesai. Ini menyangkut sopan santun.

6.      Evaluasi Konferensi Pers

        Yang tak kalah penting adalah mengindentifikasi hal-hal yang mungkin saja akan menjadi poin negatif bagi keberhasilan program itu, dan menyiapkan strategi/taktik untuk meminimalisir. Hal-hal di atas baru berupa content. Ada faktor lain yang berperan penting, yaitu context, siapa yang menyampaikan pesan tersebut. Apakah dia acceptable dan dikenal oleh media. Acceptable di sini lebih condong pada kompetensi yang relevan dan diakui para wartawan, dan komunikatif. Dalam pengalaman, bisa juga perusahaan melibatkan expert person untuk menjadi spokesperson di acara ini. Pernyataan dari expert person mengenai program/produk baru perusahaan diharapkan akan mampu memberi nilai lebih pada berita yang akan ditulis media. Yang penting, dan acapkali diabaikan, adalah evaluasi. Baik ketika program itu berhasil, maupun ketika dianggap gagal, evaluasi perlu dilakukan Karena, evaluasi sangat dibutuhkan ketika akan melakukan kegiatan serupa di masa mendatang. Seperti pepatah mengatakan, bahwa kita selalu bisa belajar dari pengalaman atau kejadian yang sudah lewat.